Bài Thứ Năm - Tổ chức công việc

23 Tháng Bảy 200912:00 SA(Xem: 19531)
Bài Thứ Năm - Tổ chức công việc

I.- ĐỀ RA CHỦ TRƯƠNG DƯỜNG LỐI.

Một đoàn thể dù là Tôn giáo, Chánh Trị, hay Xã Hội, phải có chủ trương đường lối. Sự quyết định về chủ trương đường lối không bao giờ do sáng kiến cá nhân mà phải là của tập thể. Có thể là của cơ quan Trung Ương đề ra quyết định, có thể là do Đại Hội Toàn Quốc quyết định theo đề nghị của Trung Ương.

A) - Chủ trương là gì?

Chủ trương là biểu thị chủ ý của mình hướng về một mục đích nào đó. Thí dụ: Một đoàn thể xã hội chủ trương thực hiện công tác từ thiện. Một đoàn thể chánh trị chủ trương thực hiện xã hội tự do hay độc tài. Một công ty thương mãi chủ trương thực hiện lợi tức. Một đoàn thể Tôn Giáo chủ trương tiến lên Niết Bàn.

B) – Đường lối là gì?

Đường lối là con đường mình quyết định lựa chon để tiến tới mục đích mà đoàn thể đã chủ trương sẽ đạt.

Chánh đảng thực hiện mục tiêu chánh trị bằng đường lối độc lập, thân chánh quyền hay đối lập. Công ty thương mãi thực hiện mục tiêu kinh doanh bằng đường lối chánh đáng hay đầu cơ. Đoàn thể tôn giáo chủ trương tu hiền tại gia hay xuất gia...

Vì chủ trương, đường lối là căn bản trọng yếu, nên sự quyết định phải vô cùng thận trọng, được nghiên cứu kỷ lưởng bởi tập thể, và chấp hành nghiêm chỉnh bởi tập thể.

II.- THIẾT LẬP CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH.

Chánh sách đã vạch ra rồi, phải có hế hoạch để thực hiện công tác. Kế hoạch công tác là chương trình phân định công việc theo thứ tự, căn cứ trên những điều kiện khách quan chủ quan để đạt mục phiêu.

Kế hoạch công tác là mực thước đo lường công việc làm nhiều hay ít, làm đến đâu, trong thời gian nào.

Nếu không có kế hoạch công tác thì hành động sẽ thiếu phối hợp, sẽ lộn xộn, đình đốn, thất thường.

Trước khi thiết lập kế hoạch chương trình, cần phải xét kỷ nó có được hợp pháp, hợp thời, hợp lý không?

Hợp pháp

là nằm trong phạm vi quy định của các văn kiện pháp luật quốc gia, và luật lệ nội bộ đoàn thể không?

Hợp thời

là có phù hợp với hoàn cảnh thời gian và không gian, để đạt được các tiêu chuẩn thiên thời địa lợi không?

Hợp lý

là có đáp ứng chung nguyện vọng đoàn thể không, có được quần chúng hưởng ứng không, tức là đạt thêm tiêu chuẩn nhân hòa nửa.

Muốn đạt các tiêu chuẩn trên đây, sự thiết lập kế hoạch chương trình thường qua các giai đoạn sau đây:

A)- Ấn định mục tiêu.-

Đây là mục tiêu của công tác sắp thi hành. Mục tiêu nhắm đạt có đúng không, có thiển cận hay quá cao xa không? Có thể hiện nguyện vọng quần chúng và chủ trương đoàn thể không?

Thí dụ:

Trung Ương đề ra kế hoạch “nắm gạo cứu đói”, phải xem có thể quyên được gạo không, đồng đạo có dủ khả năng hưởng ứng không, có đủ cán bộ thực hiện tốt không, nên làm vào thời điểm nào thuận lợi nhứt?

B)- Thu thập và nghiên cứu dử kiện.

Khi đã ấn định mục tiêu rồi, cần thu thập mọi dử kiện, tài liệu, tin tức cần thiết để nghiên cứu thiết lập kế hoạch công tác.

Các dử kiện thường gồm có: Nhân sự, phương tiện ngân khoản, các báo cáo, phúc trình, thống kê... Ngoài ra còn các dử kiện tâm lý, hoàn cảnh phải nghiên cứu vì nó liên hệ đến sự thích nghi và tính chất thực tế của kế hoạch công tác.

C)- Sự chọn lựa các giải pháp thích nghi.

Trong các chương trình kế hoạch công tác, thường có nhiều công thức hay giải pháp để tiến tới mục tiêu. Mỗi công thức hay giải pháp đều có phần lợi và phấn bất lợi. Cho nên cần phải đề ra nhiều giải pháp, rồi căn nhắc kỷ lưởng, đo lường lợi hại từng giải pháp, và sau hết chọn lựa giải pháp nào đạt được tiêu chuẩn thích nghi nhứt, hợp pháp, hợp thời hợp lý nhứt.

D)- Tập thể nghiên cứu kế hoạch.

Các giai đoạn nêu trên để thiết lập kế hoạch luôn luôn phải được nghiên cứu tập thể, không nên đơn phương quyết định bởi một cá nhân, nếu cá nhân đó không phải là xuất chúng thánh nhân.

Phương thức nghiên cứu thường là:

- Thành lập ủy ban, với các tiểu ban.

- Tham khảo ý kiến các chuyên viên về các khía cạnh chuyên môn.

- Triệu tập hội thảo nếu cần nghiên cứu sâu rộng hơn hay vấn đề liên hệ tới nhiều giới nhiều cấp.

D)- Ý thức của thiết kế.

Luôn luôn phải nhớ rằng thiết lập kế hoạch là sẽ đưa cả tập thể vào một công việc mà thành công hay thất bại sẽ ảnh hưởng giây chuyền đến mọi khía cạnh sinh hoạt của tập thể. Vì vậy những người thiết kế phải ý thức trách nhiệm nặng nề của mình, và phải luôn luôn ghi nhớ các điểm sau đây:

- Sự đầy đủ của các dữ kiện,

nếu bỏ quên sót một số dữ kiện, kế hoạch có thể sẽ gặp cản trở khó khăn bất ngờ đưa đến tan vở giửa đường.

- Sự chính xác của các dữ kiện,

nếu dữ kiện sai, sự suy diển đáp số sẽ do đó mà sai, những ước tính trong kế hoạch trở nên giả tạo.

- Tính chất thực tế,

nếu kế hoạch chỉ làm trong phòng, nghĩa là chỉ phát sanh do lý thuyết, khi va chạm với thực tế, sẽ không thể thực hiện được.

- Yếu tố tình cảm,

không nên nghe theo tình cảm mà quyết định giải pháp, vì yếu tố tình cảm hay chủ quan, thiên lệch, có khi đưa đến trạng thái vụ lợi cá nhân, có hại cho đại cuộc.

- Yếu tố lý trí

là yếu tố quan trọng giúp cho người thiết kế khách quan, sáng suốt, suy nghỉ chính chắn trước khi quyết định, nên ít bị sai lầm quan trọng.

E)- Thế nào là một kế hoạch công tác hoàn bị?

Muốn đặt một kế hoạch công tác cho hoàn bị phải căn cứ vào các điểm sau đây:

a)- Căn cứ vào sự cần yếu công việc.- Phải biết phân biệt việc nào quan trọng, việc nào thường, việc nào gấp, việc nào huởn mà ấn định trình tự ưu tiên; việc nào làm trước, việc nào làm sau. Biết chia xẽ cái khó ra làm nhiều mặt để giải quyết từng mặt.

b)- Căn cứ vào hoàn cảnh địa phương.- Phải hiểu rõ tình thế địa phương mà mình sẽ thực hiện công tác, để tránh trở lực và sự không phù hạp. Có nắm được yếu tố của từng địa phương thì kế hoạch mới thực tế.

c)- Căn cứ vào khả năng cán bộ.- Phải căn cứ vào năng lực, sở trường, sức hoạt động, kinh nghiệm bản thân, sự hiểu biết địa phương, trình độ giác ngộ, tác phong, đạo đức của mỗi cán bộ mà giao công tác.

d)- Căn cứ trên đường lối của đoàn thể.- Phương hướng công tác không thể trái nghịch với đường lối của đoàn thể.

Đ)- Căn cứ vào chỉ thị nghị quyết của cấp trên.- Kế hoạch công tác không thể đi ra ngoài khuôn khổ các văn kiện căn bản, hay chổ nầy vầy chổ kia khác. Vậy phải luôn luôn căn cứ vào văn kiện cấp trên cho mọi hành động đều nhứt trí, ăn nhịp với nhau.

c)- Căn cứ vào kinh nghiệm.- Rút kinh nghiệm của các kế hoạch trước, tận dụng ưu điểm, cố tránh khuyết điểm, đều là những điều rất trọng yếu cho ta tham khảo và đặt để một kế hoạch cho đích xác thực tế.

Nói tóm lại, một kế hoạch tưởng tượng không căn cứ trên các điểm thực tế nầy, sẽ là một kế hoạch nửa lừng trên mây và khi đem nó ra thi hành, chắc chắn nó sẽ bị thất bại, hay không thể đạ đúng mức ấn định.

G)- Đặc điểm của kế hoạch công tác.

a)- Kỳ hạn kế hoạch: Phải phân định kỳ hạn rõ rệt chia ra từng đợt ngắn. Kế hoạch một năm có thể chia làm 4 đợt mỗi đợt 3 tháng. Kế hoạch 3 tháng có thể chia làm 3 đợt một tháng.

Phân định kỳ hạn càng ngắn càng tốt nhưng phải phù hợp với nhu cầu công tác, năng lực cán bộ và kỳ hạn báo cáo hội nghị cấp trên.

Phân kế hoạch ra nhiều giai đoạn ngắn có tác dụng làm phấn khởi cán bộ và quần chúng bởi các kết quả đạt được từng giai đoạn. Vì tâm lý con người chờ lâu không thấy kết quả hay sanh ra chán nãn và mất tin tưởng.

b)- Kế hoạch giản đơn cụ thể: Nhiều khi công việc quá nhiều, quá rắc rối, mà ta theo đó đặt một kế hoạch bao la quá, thì khi thực hiện rất khó khăn, không có lợi. Trái lại, sẽ mất công vô ích, hao tốn thời giờ, có kế hoạch mà rút cuộc cũng như không. Phải chia công việc từng phần nhỏ, càng đơn giản, càng cụ thể càng dễ thực hiện.

c)- Cách tiến hành công việc rõ ràng: Phải đặt ra nhiều phương châm, tiêu chuẩn, phần chính, phần phụ, để cho cán bộ tùy hoàn cảnh mà linh động công việc. Chia sẳn ra từng bước, đặt ra trường hợp biến chuyển khó khăn bất ngờ có sẵn giải pháp để vượt qua. Nhứt định không thể cho cán bộ bị bí lối, thì cách tiến hành phải rõ ràng, linh động.

d)- Nhu cầu phương tiện: Kế hoạch công tác phải đề ra các nhu cầu cần thiết về phương tiện để theo đó mà giải quyết. Tính chất thực tế của kế hoạch là căn cứ trên nhu cầu, chớ đừng đặt kế hoạch mà không kiểm điểm nhu cầu, đến chừng đem ra thi hành cán bộ đành bó tay không đủ phương tiện công tác.

đ)- Khẩu hiệu công tác: Trong các công tác quần chúng, có những khẩu hiệu, biểu ngử phải đề ra cho mỗi trường hợp, mỗi giai đoan. Vì thế trong kế hoạch phải nói rõ và nhắc nhở khi cần thay đổi khẩu hiệu. Nếu cứ dùng khẩu hiệu cũ hay dùng một cách máy móc, dùng tự động, thì dẽ không có hiệu năng mà còn có hại nửa.

c)- Mục phiêu công tác: Phải đặt rõ mục phiêu chính tức là mục phiêu cuối cùng, các mục phiêu phụ, mục phiêu giai đoạn để cán bộ hiểu rõ . Vì có khi phải hy sinh mục phiêu phụ, bỏ cái lợi nhỏ, để đạt mục phiêu chính.

Nguyên tắc là có thể hy sinh mục phiêu phụ cho mục phiêu chính, chớ không thể bỏ mục phiêu chính để đoạt mục phiêu phụ.

III.- PHÂN CÔNG PHỔ BIẾN KẾ HOẠCH.

Sau khi đã có kế hoạch, nếu là kế hoạch lớn và dài hạn thì sự thực hiện kế hoạch thường được phân chia làm nhiều giai đoạn ngắn, tiến từng bước để đạt mục phiêu cuối cùng. Trường hợp nầy ở mỗi giai đoạn, phải dự trù các phương tiện, nhân sự, ngân khoản, thời gian cần thiết cho giai đoạn đó.

A.- Phân phối công việc.

Căn cứ trên kế hoạch, phải phân phối công việc cho các cấp hay các cơ quan, nhân viên, quần chúng tùy theo tính chất của mỗi công tác.

Sự phân phối nầy phải hợp lý và ít nhứt cũng phải căn cứ trên các điểm sau đây:

a)- Vấn đề năng lực sở trường của cán bộ: Khi phân công phải căn cứ trên khả năng, sở trường của mỗi cán bộ mà giai cong việc. Nếu giao công việc trên khả năng, thì chắc việc đó không thành, hoặc có kết quả cũng ít, cũng bê trể, mất thì giờ. Trái lại, nếu giao công việc dưới năng lực thì cũng làm cho cán bộ sanh chán nãn, mất hứng thú, coi thường công việc, rồi nhiều khi xảy ra chuyện có hại. Như vậy là không tận dụng hết khả năng, sở trường cán bộ.

Khi phân công không thích hợp với cán bộ thì sẽ có nhiều người làm không hết chuyện, trong khi có nhiều người ngồi không. Hoặc là kẻ giỏi việc nầy lại đi làm việc khác, mất ngày giờ, phí sở năng. Dung nhơn như dụng mộc, là phương châm xử dụng cán bộ hay nhứt của cổ nhân truyền lại.

b)- Vấn đề hoàn cảnh cán bộ: Công việc giáo sự do những đồng đạo đãm nhận vì lòng thương Thầy mến Đạo, làm việc không có lương tiền thù lao chi cả. Cho nên khi phân công, cũng phải cố gắng xét khía cạnh hoàn cảnh của mỗi người, cũng như hoàn cảnh của địa phương.

Có những Trị Sự Viên có hoàn cảnh vật chất thuận tiện có thể hy sinh tất cả ngày giờ cho giáo sự. Nhưng cũng có nhiều Trị Sự Viên chỉ có thể giành một số ngày giờ cho công việc mà thôi. Vậy phải nghiên cứu kỷ, và thực tế nhận định khi phân công, hầu tránh tình trạng có người ép lãnh công tác mà không có ngày giờ làm, thành ra toàn bộ kế hoạch bị ảnh hưởng.

c)- Hoàn cảnh địa phương: Về hoàn cảnh địa phương cũng phải chú ý. Chổ xa, chổ gần, chổ rộng, chổ hẹp, chổ dể, chổ khó, phải linh động. Một Xã có 10 Ấp, tất nhiên sự tổ chức phải lâu hơn là 1 Xã có 3 Ấp. Một địa phương có 90 phần trăm dân số là tín đồ P.G.H.H., cố nhiên tổ chức dể dàng hơn là địa phương “xôi đậu” có ảnh hưởng đối phương xen vào. Ta còn phải chú trọng khả năng phương tiện của địa phương đó. Nếu kế hoạch phân phối công tác vượt khỏi khả năng phương tiện vật chất thì không thể thực hiện được.

d)- phải cho cán bộ hiểu rõ nội dung ý nghĩa công việc giao cho họ.- Khi phân phối công việc theo kế hoạch công tác, nên thảo luận chung với các cán bộ phụ trách công việc trong đó, để cho họ biết rõ những ý kiến và mục phiêu căn bản của kế hoạch. Cũng như để thâu thập thêm ý kiến của đương sự về công việc của họ.

- Gây cho họ có tin tưởng có kết quả thắng lợi, cán bộ mới tự động làm việc, vận dụng sáng kiến, tích cực và quyết tâm làm cho được việc.

- Đừng thấy cán bộ nói môi mép giỏi hay luôn miệng “tán thành” “biết rồi” mà đã vội cho là họ đã hiểu rồi, biết rồi. Phải trắc nghiệm kỷ trước khi họ đi công tác.

đ)- Tiên liệu các khó khăn bất ngờ.- Khi giao công tác cho cán bộ, phải cố gắng vận dụng sáng kiến và kinh nghiệm mà nghiên cứu về những trở lực bất ngờ có thể xảy ra, và đề ra những phương pháp, giải pháp giúp cho các địa phương và cán bộ đối phó.

- Kịp thời thông báo cho các cán bộ những thay đổi bất ngờ, trong công việc, kèm theo những chỉ thị rõ rệt, cụ thể tránh tình trạng địa phương và cán bộ tự y giải quyết bừa bải trong khi giao động vì sự thay đổi đột ngột.

- Bộ phận công tác nào xét ra có nhiều khó khăn, nhiều đột biến, thì phải có kế hoạch theo dỏi thật sát, chú ý từng li từng tí, nhẫn nại tích cực nghiên cứu những hiện tượng hoàn cảnh biến đổi, tìm tòi nhược điểm, khuyết điểm hầu kịp thời giải quyết. Nhờ theo sát như vậy ta có thể thấy cơ hội tốt giúp cho cán bộ nắm ngay lấy mà đẩy mạnh công tác đến thành công.

B-. Phổ biến kế hoạch.

Kinh nghiệm cho thấy rõ phương pháp chỉ thị, công văn để phổ biến một chánh sách, một kế hoạch không bao giờ thành công mỷ mãn. Dù cho văn kiện ấn định phương thức thi hành có tỉ mỉ rõ rệt đến đâu, cũng không bằng sự trao đổi trực tiếp trong một cuộc hội thảo.

Nhiều văn kiện gởi xuống cấp dưới, cán bộ cấp nầy không ý thức được tầm quan trọng của vấn đề, coi như làm cũng được, không làm cũng chẳng sao, hay là làm tới đâu hay tới đó, thì bắt đầu từ đó, chánh sách đã rơi vào con đường thất bại.

Bởi vậy muốn phổ biến một chánh sách hay thực hiện một kế hoạch cho được thi hành đàng hoàng, phải nhớ những điều sau đây:

a)- Mệnh lệnh quan liêu thì không được việc.

Hồi xưa thời quan liêu, ở trên hạ lệnh xuống cho cấp dưới thi hành, làm không tròn thì trừng phạt cách chức.

Phương pháp ấy không thể áp dụng được trong thế hệ dân chủ nầy. Nó làm cho các cán bộ chán ghét. Nhứt là đối với các Trị Sự Viên làm việc vì hy sinh cho Thầy cho Đạo. Hơn nửa thi hành công việc bằng lới “chỉ tay năm ngón” sẽ làm cho cấp dưới không hiểu thấu đáo được, rồi làm sai chạy đi, hay chỉ làm cầm chừng không hứng thú.

b)- Phải triệu tập cán bộ đến hội thảo để học tập trước.

Khi đã có một quyết định về công việc hay một chính sách để đem ra thi hành, cần phải triệu tập các cán bộ về hội thảo, học tập tài liệu cho thông suốt, và nghiên cứu việc xúc tiến công tác.

Có khi Trung Ương phải phái nhân viên đến từng Tỉnh để triệu tập toàn bộ cán bộ Ấp, Xã, Quận hội thảo, học tập chánh sách, tài liệu.

Sự học tập tài liệu như thế giúp ý kiến rất nhiều cho các cấp dưới để cho chính sách hay công việc được thi hành dể dàng, và thi hành đồng loạt giống nhau.

Sau khi đã học tập tài liệu rồi các cán bộ Xã có nhiệm vụ về địa phương triệu tập cán bộ Ap đến để học tập. Sau đó nếu cần phổ biến một chánh sách trong quần chúng phải triệu tập luôn quần chúng tham gia học tập cho thông suốt.

c)- Kiểm điểm báo cáo.

Sau khi đã học tập, các cán bộ địa phương lảnh phần công tác của mình về thi hành. Cấp trên phải chuẩn bị kế hoạch chia nhau để xuống mà theo dỏi đôn đốc và kiểm điểm để cho công việc được thi hành đúng đắn, đạt được tiêu chuẩn và mức độ ấn định.

Hẹn thời gian hoàn thành công tác, và kiểu mẩu báo cáo cho địa phương gởi báo cáo về cấp trên.

IV.- PHỐI HỢP, KIỂM SOÁT, ĐÔN ĐỐC, GIÚP ĐỞ.

Mặc dù đã có kế hoạch rồi, công việc bố trí phân định đâu đó rồi, người lãnh đạo toàn bộ kế hoạch cũng không thể để mặc cán bộ hay địa phương làm việc, còn mình phải ngồi chờ thắng lợi. Phải theo dỏi, đôn đốc, giúp ý kiến và khi cần, gở rối cho họ.

- Hoạch định phương pháp tương liên yểm trợ giửa cán bộ nầy và cán bộ kia, kẻ giỏi giúp người dở, kẻ mau giúp người chậm và giửa địa phương nầy với địa phương kia...

- Cấp trên phải xuống tham dự hội nghị của cấp dưới để giúp ý kiến, giải quyết các vấn đề vượt quá khả năng cấp dưới. Hơn nửa để kiểm tra công việc và làm cho các cấp phấn khởi.

- Sự giúp đở phải cho có hệ thống, nên tránh vượt cấp. Cán bộ Quận xuống giúp Xã. Cán bộ Tỉnh xuống giúp Quận. Khi vượt cấp, thì phải mời cán bộ cấp mình vượt đó để cùng xuống cấp dưới với mình. Thí dụ Tỉnh xuông giúp Xã, nên cùng đi với cán bộ Quận, vì Quận hiểu rõ các Xã hơn Tỉnh.

- Giúp đỡ chớ không bao biện làm dùm. Bài trừ tinh thần tiêu cực. Vạch phương pháp cho cán bộ non yếu thi hành cọng tác để tự họ học lấy kinh nghiệm.

- Giúp đở và đốc xuất, chớ không phải chỉ đi kiểm tra cho có chừng rồi hỏi qua lao “làm được chưa”.

- Đối với cán bộ tiêu cực, ít hoạt động phải chịu khó dìu dắt giúp đở, thuyết phục họ. Bất đắc dĩ lắm mới phải áp dụng kỷ luật trừng phạt.

V.- ĐẠT MỤC PHIÊU.- Báo cáo và đúc kết.

Tùy theo ấn định thời gian báo cáo công tác, các địa phương hay cán bộ phụ trách phải thường xuyên gởi báo cáo về cấp điều khiển công tác.

Và sau hết các nơi đã làm xong công tác, cần phải báo cáo tổng kết.

Trong giai đoạn nầy người ta thường tổ chức các cuộc “Hội thảo đúc kết” để rút tỉa trao đổi kinh nghiệm nầy cho những công tác về sau.

Trong dịp nầy cũng phải nghỉ đến sự tưởng thưởng công lao các cán bộ có công.

VI.- CÁC CÔNG THỨC QUẢN TRỊ TỔ CHỨC.

Tóm lại, các điểm đề ra trong phần nầy về tổ chức công việc chỉ là những điểm đại cương. Khi áp dụng, sẽ tùy theo tầm mức của công tác mà thực hành.

Không phải bất cứ công việc nào cũng làm đúng theo các điểm trong phần nầy. Nếu công việc nhỏ, có thể giản dị hóa các giai đoạn. Trái lại các công tác quan trọng, cần phải đi sâu thêm vào chi tiết.

Tổ chức công việc là phần quan trọng nhứt của khoa học quản trị hiện nay, một khoa học luôn luôn nhằm giúp ta đạt được tối đa thành quả với phương tiện và thời gian tối thiểu.

Một số quản trị gia Tây Phương đã đúc kết công việc quản trị vào các công thức OSCAR, PODSCORD, đọc như sau:

O S C A R

Organization : Tổ chức cơ cấu

Staff : Nhân sự

Coodination : Phối hợp

Authority : Chỉ đạo công tác

Reviewing : Kiểm soát

P O D S C O R D

Planning : Thiết kế

Organizing : Tổ chức

Directing : Chỉ đạo công tác

Staffing : Nhân sự

Coordinating : Phối hợp

Reporting : Báo cáo

Budgeting : Kinh phí

Các công thức nầy đã trở thành thông dụng trên thế giới và trong khoa học quản trị thường được nhắc tới.

Gửi ý kiến của bạn
Tắt
Telex
VNI
Tên của bạn
Email của bạn